Masyarakat umumnya mengenal notaris hanya sebagai pembuat Akta Otentik, seperti Akta Jual Beli atau Akta Pendirian Perusahaan. Namun, Tugas Wajib notaris jauh lebih luas, mencakup tanggung jawab administrasi, legalitas, dan kearsipan yang sering terlewatkan atau tidak disadari oleh klien. Pemahaman penuh terhadap cakupan ini sangat penting, sebab tersebut merupakan jaminan utama atas kepastian dan perlindungan hukum dari dokumen yang dibuat.
Salah satu notaris yang krusial adalah menyimpan Minuta Akta. Minuta adalah salinan asli akta yang ditandatangani oleh para pihak, saksi, dan notaris. Notaris bertanggung jawab penuh atas penyimpanan arsip ini seumur hidupnya, bahkan setelah ia pensiun. Klien sering mengira salinan yang mereka pegang sudah cukup, padahal Minuta Akta inilah yang menjadi bukti otentik primer dan dapat diterbitkan kembali kapan saja oleh notaris.
Tugas Wajib notaris lainnya adalah melakukan legalisasi dan waarmerking (pencatatan). Legalisasi berarti notaris mengesahkan tanda tangan para pihak pada surat di bawah tangan, memastikan pihak yang menandatangani adalah orang yang benar. Sementara waarmerking adalah pencatatan tanggal surat di bawah tangan ke dalam buku register notaris. Fungsi ini meningkatkan kekuatan pembuktian surat, meskipun bukan menjadikannya Akta Otentik seutuhnya.
Notaris juga memiliki Tugas Wajib untuk memberikan penyuluhan hukum yang netral dan komprehensif kepada semua pihak yang terlibat dalam suatu perbuatan hukum. Sebelum akta ditandatangani, notaris harus membacakan dan menjelaskan secara rinci seluruh isi akta, termasuk konsekuensi dan risiko hukum yang mungkin timbul. Klien sering terburu-buru dan melewatkan momen penjelasan ini, padahal ini adalah hak hukum mereka.
Kewajiban administrasi yang sering terlewatkan oleh klien adalah pengurusan pelaporan pajak. Untuk transaksi properti atau pendirian perusahaan, notaris memiliki Tugas Wajib memverifikasi bukti pembayaran Pajak Penghasilan (PPh) dan Bea Perolehan Hak atas Tanah dan Bangunan (BPHTB). Kelalaian dalam memastikan validitas pelaporan pajak ini dapat menghambat proses perizinan atau balik nama di kemudian hari.
Notaris juga bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan seluruh isi akta dan keterangan yang diperoleh dari klien, kecuali ditentukan lain oleh undang-undang atau perintah pengadilan. Prinsip kerahasiaan ini adalah fondasi kepercayaan antara klien dan notaris. Klien sering tidak menyadari betapa ketatnya kode etik notaris dalam menjaga informasi sensitif yang mereka percayakan kepada Pejabat Umum tersebut.
Tugas Wajib lain yang menunjang legalitas adalah pengurusan pengumuman ringkasan akta pendirian badan usaha, seperti Yayasan atau Perkumpulan, dalam Berita Negara Republik Indonesia (BNRI). Pengumuman ini memberikan pengakuan publik secara formal. Tanpa Tugas Wajib ini, meskipun sudah disahkan oleh Kemenkumham, badan usaha tersebut belum dianggap sah sepenuhnya di mata publik dan pemerintahan.
Secara keseluruhan, Tugas Wajib notaris melampaui sekadar mengetik dan mencetak dokumen. Itu adalah rangkaian tugas profesional yang mencakup kearsipan yang abadi, verifikasi hukum yang teliti, dan penyuluhan yang mendalam. Klien harus lebih proaktif dalam memanfaatkan semua fungsi notaris ini untuk menjamin perlindungan hukum terbaik bagi setiap perbuatan hukum yang mereka lakukan.